Elektronische Rechnungen im Geschäftlichen Bereich

Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) im geschäftlichen B2B, also „Business zu Business“-Bereich in Deutschland Pflicht. Die rechtliche Grundlage hierfür bildet das Wachstumschancengesetz, das am 27. März 2024 verabschiedet wurde und im Bundesgesetzblatt (BGBl 2024 I Nr. 108) veröffentlicht ist.

Das bedeutet, dass alle Unternehmen in Deutschland ab 2025 elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen können müssen, wenn sie Geschäfte mit anderen Unternehmen tätigen.

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Was bedeutet das konkret?

  • Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen in Deutschland müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
  • Ab 1. Januar 2026: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ihre Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) elektronisch ausstellen.
  • Bis 31. Dezember 2027: Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro gilt eine Übergangsfrist, in der sie weiterhin Papierrechnungen ausstellen dürfen.
  • Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen in Deutschland müssen elektronische Rechnungen im B2B-Bereich ausstellen.

Ausnahmen:

Es gibt einige Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht, z. B. für Rechnungen von Kleinunternehmern oder Rechnungen, die im Rahmen von Geschäftsbeziehungen mit Privatpersonen (B2C) ausgestellt werden.

Sind Sie betroffen?

Wenn Sie Geschäftskunden als Wiederverkäufer beliefern, werden Sie sich mit diesem Thema beschäftigen müssen, die erste Frage geht an den Warenwirtschafts-Anbieter, welcher dieses Thema bearbeiten muss.

Ist meine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine PDF-Rechnung ist rechts in der Tabelle zu finden und somit keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

E-RechnungXML-DateiPDF-Datei
DateitypElektronische DateiElektronisches DateiformatDigitale Datei
DokumentstrukturStrukturiertes DokumentStrukturiertes DokumentNicht strukturiertes Dokument
DatenerfassungAutomatisch erfasst und verarbeitetAutomatisch erfasst und verarbeitetManuell erfasst und verarbeitet
ZweckSenden und Empfangen von RechnungsdatenFür verschiedene Zwecke und AnwendungenFür verschiedene Zwecke und Anwendungen
Tabelle zur Unterscheidung der Rechnungsformen

E-Rechnung. Was ist das genau?

Eine E-Rechnung ist im XML-Format zu versenden. Bspw. XRechnung oder ZUGFeRD

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) zu erstellen, bedeutet, eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format zu erstellen, zu übermitteln und zu empfangen, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Im Gegensatz zu einer Papierrechnung oder einer PDF-Rechnung, die lediglich ein digitales Abbild einer Rechnung darstellt, enthält eine E-Rechnung die Rechnungsdaten in einem maschinenlesbaren Format, z. B. XML. Dadurch können die Daten direkt in die Buchhaltungssysteme des Empfängers importiert und weiterverarbeitet werden, ohne dass eine manuelle Erfassung erforderlich ist.

Konkret bedeutet das:

  • Erstellung: Die Rechnung wird in einem speziellen Softwareprogramm oder über einen Online-Dienst erstellt, der das erforderliche elektronische Format unterstützt (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD).
  • Übermittlung: Die Rechnung wird elektronisch übermittelt, z. B. per E-Mail, über eine Plattform oder über ein spezielles Netzwerk (z. B. Peppol).
  • Empfang: Der Empfänger erhält die Rechnung in elektronischer Form und kann sie direkt in sein Buchhaltungssystem importieren.
  • Verarbeitung: Die Rechnungsdaten werden automatisch verarbeitet, z. B. zur Prüfung, Buchung und Zahlung.

Vorteile der E-Rechnung:

  • Zeit- und Kostenersparnis: Durch die automatisierte Verarbeitung entfallen manuelle Tätigkeiten wie das Ausdrucken, Versenden und Erfassen von Rechnungen.
  • Geringere Fehlerquote: Die automatische Verarbeitung reduziert das Risiko von Fehlern bei der Datenerfassung.
  • Schnellere Zahlungsabwicklung: Durch die schnellere Verarbeitung können Rechnungen schneller bezahlt werden.
  • Umweltfreundlicher: Die E-Rechnung spart Papier und trägt somit zum Umweltschutz bei.

Anforderungen an die E-Rechnung:

  • Strukturiertes elektronisches Format: Die Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht.
  • Authentizität und Integrität: Die Echtheit der Herkunft und der Inhalt der Rechnung müssen gewährleistet sein.
  • Lesbarkeit: Die Rechnung muss für den Empfänger lesbar sein.

Hinweis: Die genauen Anforderungen an die E-Rechnung sind im Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) festgelegt.

ZUGFeRD, X-Rechnung. Was ist das?

ZUGFeRD 2.1 und XRechnung basieren beide auf der europäischen Norm EN 16931. Während ZUGFeRD 2.1 alle Anforderungen der EN 16931 erfüllt, definiert XRechnung zusätzlich 21 nationale Geschäftsregeln für Deutschland. Mit ZUGFeRD 2.1.1 im Profil XRechnung deckt ZUGFeRD nun auch die spezifischen Anforderungen der deutschen Verwaltung ab.

ZUGFeRD oder XRechnung für den Bäcker?

Für einen Bäcker, der Kliniken und Behörden beliefert, ist XRechnung die bevorzugte Wahl. XRechnung ist der Standard für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland im öffentlichen Sektor.

Ein XML-Beispiel

Hier ist ein XML-Beispiel für eine E-Rechnung im Bäckereibereich, das dem XRechnung 2.0 Standard folgt, der in Deutschland für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor verwendet wird:

Ein XML-Beispiel sieht so aus:

<?xml version=“1.0″ encoding=“UTF-8″?>
<Invoice xmlns=“urn:cen.eu:en16931:2017″ xmlns:ds=“http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#“>
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<ID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_2.0</ID>
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Schema der XML-Rechnung (hier das Schema einer ZUGFeRD-E-Rechnung)

  • PDF-Datei:
    • Visuelle Darstellung: Enthält die Rechnung in einem für Menschen lesbaren Format, ähnlich einer herkömmlichen Papierrechnung.
    • Integrierte XML-Datei: Die maschinenlesbare XML-Datei (in der Regel ZUGFeRD 1.0 oder 2.0) ist in das PDF eingebettet.
  • XML-Datei (ZUGFeRD):
    • Rechnungsdaten: Enthält strukturierte Informationen zu Rechnungsempfänger und -steller, Rechnungspositionen, Beträgen, Steuern usw.
    • Profil: ZUGFeRD bietet verschiedene Profile (z. B. BASIC, COMFORT, EXTENDED) mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad.

Ablauf einer E-Rechnung im B2B-Bereich (ZUGFeRD):

  1. Rechnungsstellung:
    • Der Lieferant erstellt die Rechnung in seinem Buchhaltungssystem oder einer speziellen Software.
    • Das System generiert die ZUGFeRD-konforme PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei.
  2. Übermittlung:
    • Der Lieferant sendet die PDF-Datei per E-Mail oder über eine E-Rechnungsplattform an den Kunden.
    • Alternativ kann die XML-Datei separat übermittelt werden, z. B. über eine EDI-Verbindung (Electronic Data Interchange).
  3. Rechnungseingang:
    • Der Kunde erhält die PDF-Datei und kann sie visuell prüfen.
    • Die Buchhaltungssoftware des Kunden extrahiert automatisch die XML-Daten aus dem PDF.
    • Die Rechnungsdaten werden in das Buchhaltungssystem des Kunden importiert.
  4. Prüfung und Freigabe:
    • Die Rechnung wird im Buchhaltungssystem des Kunden auf Richtigkeit geprüft.
    • Nach erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung freigegeben und zur Zahlung angewiesen.

Vorteile von E-Rechnungen im B2B-Bereich:

  • Zeit- und Kostenersparnis: Manuelle Dateneingabe entfällt, geringere Portokosten.
  • Geringere Fehlerquote: Weniger Fehler durch automatisierte Verarbeitung.
  • Schnellere Zahlungsabwicklung: Rechnungen werden schneller bearbeitet.
  • Umweltfreundlicher: Reduzierter Papierverbrauch.

Quellen und weiterführende Links:

FERD-NET: https://www.ferd-net.de/standards/zugferd-2.2/zugferd-2.2.html?acceptCookie=1

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